Jak przygotować krótką instrukcję zadania dla osoby, która robi je pierwszy raz
· Redakcja czestochowalive.pl
Krótka instrukcja powinna mówić, co przygotować, co zrobić po kolei i po czym poznać, że zadanie jest skończone. Napisz ją tak, aby początkująca osoba nie musiała odgadywać nazw, miejsc ani kolejności działań. Następnie poproś kogoś, kto nie zna zadania, o wykonanie go na podstawie tekstu. Poniżej znajdziesz propozycję redakcyjną takiego sposobu pracy.
Zacznij od celu i granic zadania
Na początku nazwij konkretną czynność i jej rezultat. Zamiast „Obsługa dokumentów” napisz „Zapisanie gotowego dokumentu w folderze zespołu”. Pierwszy tytuł obejmuje wiele możliwych działań, drugi wskazuje jedno zadanie. Osoba czytająca od razu wie, do czego służy instrukcja i czy właśnie jej potrzebuje.
Dodaj jedno zdanie określające punkt startowy. Może ono brzmieć: „Zacznij, gdy dokument jest już sprawdzony i gotowy do zapisania”. Dzięki temu nie trzeba włączać do instrukcji całego procesu tworzenia dokumentu. Jeżeli zadanie kończy się przekazaniem pliku innej osobie, uwzględnij również ten moment.
- Co osoba wykonująca zadanie ma już mieć lub wiedzieć?
- Jaki dokładnie rezultat ma uzyskać?
- Na jakiej czynności kończy się jej odpowiedzialność?
Wypisz wszystko, co trzeba przygotować
Umieść potrzebne materiały przed krokami. Mogą to być przedmioty, pliki, dane, wzór dokumentu albo dostęp do wskazanego folderu. Podawaj nazwy używane w rzeczywistym miejscu pracy lub nauki. Określenie „odpowiedni formularz” niewiele pomoże osobie, która widzi kilka podobnych formularzy po raz pierwszy.
Nie zakładaj, że początkujący wie, gdzie szukać. Przy materiale dopisz jego lokalizację, a przy narzędziu — sposób uzyskania dostępu, jeśli jest potrzebny. Gdy zadanie wymaga danych od innej osoby, wskaż jej rolę. Instrukcja powinna pozwalać sprawdzić przygotowanie jeszcze przed rozpoczęciem pracy.
Propozycja zapisu dla prostego zadania z dokumentem: „Przygotuj gotowy plik, nazwę projektu i dostęp do folderu docelowego”. Jeśli któregoś elementu brakuje, dodaj jasne działanie: „Przed rozpoczęciem poproś osobę zlecającą o wskazanie folderu”. Nie zostawiaj tej decyzji do odgadnięcia w połowie pracy.
Zapisz czynności w kolejności wykonania
Użyj numerowanych kroków. Każdy rozpocznij od czasownika, na przykład: otwórz, wybierz, wpisz, zapisz, sprawdź. Jeden krok powinien obejmować jedną główną czynność. Jeśli zdanie zawiera kilka działań i łatwo zgubić ich kolejność, podziel je. Nie skracaj tekstu przez usuwanie informacji koniecznych do wykonania zadania.
Propozycja kolejności dla zapisania dokumentu w ustalonym folderze:
- Otwórz gotowy dokument.
- Wybierz polecenie „Zapisz jako”.
- Wskaż folder podany przez osobę zlecającą zadanie.
- Wpisz nazwę pliku zgodną z ustalonym wzorem.
- Zapisz plik.
- Otwórz folder docelowy i sprawdź, czy zapisany dokument jest widoczny.
Taki przykład trzeba dopasować do używanego programu. Przepisz dokładne nazwy poleceń, które odbiorca zobaczy na ekranie. Unikaj słów „tutaj”, „tam” i „jak zwykle”. Jeżeli stosujesz skrót lub nazwę specjalistyczną, wyjaśnij ją przy pierwszym użyciu. Tę samą rzecz nazywaj jednakowo w całej instrukcji.
Pokaż gotowy rezultat i sposób reagowania na problem
Po ostatnim kroku opisz stan, który oznacza zakończenie pracy. „Dokument jest zapisany” może być zbyt ogólne. Dokładniejszy zapis to: „Plik znajduje się w folderze docelowym, ma uzgodnioną nazwę i otwiera się poprawnie”. Wybierz warunki, które odbiorca może sam sprawdzić.
Jeśli istotny jest wygląd lub układ rezultatu, dołącz prosty przykład albo obraz przedstawiający oczekiwany stan. Usuń z niego dane, które nie są potrzebne do zrozumienia zadania. Ilustracja powinna uzupełniać kroki, a nie zastępować brakujące wyjaśnienie.
Dodaj krótką wskazówkę dotyczącą przeszkody, którą odbiorca może napotkać. Na przykład: „Jeśli nie masz dostępu do folderu, przerwij zapis i zgłoś to osobie zlecającej”. Ostrzeżenie o działaniu, które mogłoby usunąć lub nadpisać dane, umieść przed tym działaniem. Rozbudowane warianty postępowania można opisać w osobnej instrukcji.
Sprawdź instrukcję z osobą, która nie zna zadania
Poproś początkującą osobę o wykonanie zadania według tekstu. Daj jej materiały wymienione na początku i pozwól korzystać z instrukcji bez dodatkowego objaśniania każdego kroku. Obserwuj, w którym miejscu się zatrzymuje, wraca do wcześniejszego punktu albo pyta o znaczenie słowa. To miejsca do poprawienia.
- Który krok był niejasny?
- Jakiej informacji brakowało przed rozpoczęciem?
- Czy było wiadomo, że zadanie zostało zakończone?
Uzupełnij brakujące informacje, popraw kolejność i usuń zdania, które nie pomagają w działaniu. Jeżeli podczas próby trzeba było coś dopowiedzieć, wpisz potrzebne wyjaśnienie do tekstu. Na końcu przeczytaj instrukcję jeszcze raz od początku: materiały powinny być dostępne przed ich użyciem, a wynik powinien odpowiadać celowi podanemu na wstępie.